viernes, 22 de mayo de 2009

Aspectos generales de los programas contables.

1.1.1)- Capacidad General
Los aspectos de capacidad general deben ser lo primero que se debe evaluar al momento de adquirir un sistema contable computarizado, ya que si no permite lograr los objetivos planteados por la empresa, si no es posible que sea utilizado por todos los usuarios potenciales del mismo y no se adapta a la capacidad informática de ésta, no será conveniente adquirir ese sistema, por más que brinde un alto grado de seguridad.
1.1.2)- Identificación de Cuentas
Otro punto a evaluar, y no menos importante, es el correspondiente a las cuentas que permite manejar el sistema, ya que si no es posible ingresar todas las cuentas y clasificarlas de acuerdo a las características de la empresa, no se podrá llevar adelante la contabilidad de manera adecuada mediante el uso de ese programa.
1.1.3)- Integración con Otros Sistemas
También será necesario evaluar si el sistema permite la importación o exportación de datos desde / hacia otros sistemas que la empresa también utilice en su operativa, como por ejemplo otros sistemas contables o planillas electrónicas.
Asimismo debe tenerse en cuenta si el programa forma parte de un sistema integrado de gestión o bien permite relacionarse en forma automática con otros programas diseñados por el mismo proveedor, posibilitando el intercambio de datos.
Dichos aspectos se consideran relevantes ya que pueden simplificar la tarea de procesamiento de la información, al no ser necesario ingresar todos datos en forma manual.
1.1.4)- Rendición de Informes
Este punto es de gran importancia para todos los usuarios que requieran informes del programa, debido a que es necesario que los informes emitidos por el mismo sean útiles y cumplan con los requerimientos del usuario. Además, es conveniente que posean una flexibilidad adecuada para que, en los casos en que los informes predefinidos por el sistema no sean los requeridos por el usuario, sea posible su adaptación o bien la creación de nuevos informes.
1.1.5) Incidencia de las normas legales y profesionales
Como último punto dentro de los aspectos generales del sistema, evaluaremos si éste permite cumplir con las exigencias de las normas legales y profesionales analizadas en el marco teórico.
Para ello, tomaremos como referencia las implicancias que cada norma analizada tiene en el sistema contable computarizado de acuerdo a lo detallado en dicho análisis.

Características que debe tener la información para alcanzar la seguridad informática

Integridad: es la característica que hace que el contenido de la información permanezca inalterado a menos que sea modificado por personal autorizado, y esta modificación sea registrada para posteriores controles o auditorías. Un problema de integridad puede ser ocasionado por anomalías en el hardware, software, virus informáticos y/o modificación por personas que se infiltran en el sistema o por errores involuntarios de los propios usuarios del mismo.

Disponibilidad: es su capacidad de estar disponible en el momento en que es requerida para ser procesada por las personas autorizadas. Esto provoca la necesidad de que la misma se mantenga correctamente almacenada, con el hardware y el software funcionando perfectamente y que se respeten sus parámetros o valores, para su rápida y completa recuperación en caso de ocurrencia de una falla o un desastre.

Confidencialidad: es la necesidad de que la misma sólo sea conocida por personas autorizadas, manejándose en el marco de privacidad que su propietario disponga.
Asimismo, cabe definir los siguientes conceptos en el entorno de la seguridad informática:

Amenaza, como cualquier elemento que comprometa al sistema, son acciones que ponen en peligro la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos (por ejemplo: errores, accesos indebidos, desastres naturales, etc.)

SEGURIDAD INFORMÁTICA - INTRODUCCIÓN



Debido al amplio desarrollo de las tecnologías informáticas, actualmente están surgiendo nuevas
conductas antisociales y delictivas. Este además está ofreciendo la posibilidad de cometer delitos
tradicionales en formas no tradicionales.


La mayoría de los usuarios de los computadores desconocen la magnitud del problema con el que
se enfrentan. Si bien no siempre es imprescindible invertir en dinero ni en personal para aumentar la seguridad (por ejemplo para efectuar respaldos de la información), generalmente cuando esta inversión se torna necesaria, la misma no se realiza en el grado suficiente para prevenir, principalmente, el daño, alteración y/o pérdida de la información que, en última instancia, es el conocimiento con que se cuenta.


La seguridad informática debe mantener la Integridad, Disponibilidad y Confidencialidad de la
información manejada por computadora.


Tipos de sistemas contables computarizados

Los sistemas contables informatizados (o aplicaciones contables) se encuentran comprendidos dentro del concepto de “Software de aplicación”, que es definido como el conjunto de programas orientados a la resolución de problemas. Es decir, que son aquellos programas utilizados por los usuarios para poder llevar a cabo las tareas necesarias de procesamiento de datos.
Existen varias formas de clasificar el software de aplicación, una de las posibles es en tres grandes categorías:


1) De uso general: son programas o conjuntos de programas que han sido realizados con el fin de solucionar una amplia gama de problemas.
2) De uso específico: están orientados a resolver problemas de un área específica. Pueden ser usados en varias empresas, pero en ocasiones, cuando las características de las empresas son particulares, puede ser necesario que el proveedor realice cambios en esos programas, o bien que la empresa decida adecuar sus procedimientos a los mismos.
3) Hechos a medida: son confeccionados a solicitud de una persona o empresa y pueden ser desarrollados por:


  • personal de la empresa;
  • proveedores de software externos contratados por la empresa.

Estos sistemas surgen de acuerdo al estudio realizado de los requerimientos del usuario, por lo cual en general transcurre un tiempo entre la solicitud y el programa pronto para usar.
Los sistemas contables pueden clasificarse dentro de las dos últimas categorías ya que están orientadas a un área específica, y pueden ser programas estándar, ya existentes en plaza, o programas confeccionados a medida.
Por otra parte, algunos productos pueden ser solamente ejecutados en computadores individuales, mientras que otros también pueden utilizarse en redes.

viernes, 15 de mayo de 2009

Sistemas de cómputos administrativos


Constan de diferentes módulos:

  • Clientes y Ctas por cobrar,
  • Provedores y Ctas por pagar,
  • Control de inventarios,
  • Nóminas, etc

Esto permite mantener toda la información sobre sus clientes y proveedores, así como llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los mismos.
Manejan su información en múltiples formatos de base de datos tanto cliente servidor como MS SQL-Server, Interbase, Oragle; y tambien en base de datos desktop como Access y paradox. Las características de los sistemas es que utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de bases de datos, lo cual los hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones.



Programas y sistemas infórmaticos contables

La computadora está constituída de un conjunto de componentes conectados entre sí y para que funcione es necesario que haya unos programas que le digan paso a paso qué debe hacer.
El software es el componente intangible de todo sistema informático y está formado por una colección de reglas e instrucciones que permiten establecer la relación entre el usuario y la máquina.
Los programas de aplicación son los que nos interesan en la ejecución de nuestras
operaciones de “contar”.
Los primeros sistemas informáticos se limitaban a reproducir los sistemas de contabilidad manuales que fueron evolucionando.
El siguiente paso en la evolución de estos programas es la popularización del entorno Windows. A pesar de que muchos programas operan en
MS-DOS, lo cierto es que con el entorno gráfico se consiguen mejoras en productividad:
a) Uso del ratón
b) Recursos como copiar y pegar o arrastrar y soltar
c) Mantener varias ventanas abiertas
d) Exportar e importar datos de la hoja de cálculo y procesadores de textos,
e) Uso de menús sencillos
f) Capacidad de profundizar en una cuenta a partir del mayor

martes, 12 de mayo de 2009

¿Para qué sirve un sistema de información contable?

Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando herramientas relacionadas con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

domingo, 10 de mayo de 2009

Las necesidades de la información

Las nuevas necesidades informativas en la Era del Conocimiento, las tecnologías actuales y los cambios que experimenta la Contabilidad, deben dar respuesta a la demanda de información a través del uso de las tecnologías que más impacto puede tener en la profesión contable.La Contabilidad ha evolucionado según las necesidades de información que demandan sus usuarios, de necesidades de información tradicionales hoy en día en plena Era del Conocimiento surgen nuevas necesidades de información, tales como: Identificar y valorar el capital intelectual de las empresas, para desarrollar la planificación, control, información y auditoria; para esto la contabilidad del capital intelectual requerirá la invención de nuevos conceptos y prácticas contables.

Para cubrir estas nuevas necesidades que requieren los usuarios es necesario modificar los sistemas de información vigentes, es decir, información del nivel estratégico, que no están cubiertas por los estados contables tradicionales tales como:

· información sobre los riesgos a que está sometida la empresa,
· los recursos humanos,
· los activos intelectuales,
· el impacto medioambiental.

Estas son nuevas necesidades de información que tienen los gerentes de las empresas y los analistas externos, generadas en la última época.

Por ejemplo: valorar el capital intelectual, como la imaginación, capacidad de inventiva, grado de satisfacción de los clientes o la motivación de los empleados, etc. Es decir, se trata de valorar los recursos intelectuales de las empresas, como un activo intangible más, y crear nuevos documentos contables.
Otros usuarios de la información contable, como los analistas externos usuarios de la información financiera que quieren utilizar la información para la tarea de la toma de decisiones y no tienen acceso al sistema informativo de la firma -también manifiestan su decepción ante la información contable suministrada por las empresas y su interés en conocer más sobre los activos intangibles de las mismas.Además, estos profesionales demandan sobre todo que la información contable sea oportuna en el tiempo.
Hoy en día información oportuna es información en tiempo real.Sirva de ejemplo extremo el caso de empresas que operan en Internet como Terra, Excite, Yahoo!, Netscape, Amazon, Cybercash, Geocities y tantas otras empresas con estados financieros que sistemáticamente presentan pérdidas, pero cuyos activos intangibles, por haber posicionado unas marcas, o conocer sus directivos y empleados los entresijos del comercio electrónico, o haber desarrollado unos sistemas de información o canales de distribución eficientes, etc. tienen un valor real impresionante.
Como vemos, el valor de los activos intangibles distorsiona la mayoría de los indicadores del análisis contable, para ello debemos de tomar en cuenta la posibilidad de registrarlo como un activo fijo estimando su vida útil y determinando su valor objetivo, para exponerlo en los estados financieros.



Fuente: Miguel Díaz Inchicaqui, Profesor Asociado de la Facultad de Ciencias Contables

jueves, 7 de mayo de 2009

El impacto de las tecnologías en la contabilidad


El impacto de la tecnología en la profesión contable está fuera de toda duda. Las tecnologías de la información operan como motor del cambio que permite dar respuesta a las nuevas necesidades de información. Para Elliot (1992) las tecnologías de la información son el motor del cambio que conduce a una nueva era postindustrial que amenaza con dejar obsoletas todas las estructuras empresariales que no sepan adaptarse.En cuanto al impacto de las tecnologías de la información en las prácticas y sistemas de información contables es necesario distinguir entre aquellas mejoras que sólo afectan a aspectos cuantitativos y aquellas que permiten que nuevos métodos de trabajo contable puedan llevarse a cabo o permiten diseñar nuevos sistemas de información. Entre los primeros podemos citar la mayor velocidad que supone utilizar un soporte informático para obtener los balances o la posibilidad de depositar las cuentas en los registros mercantiles o liquidar los impuestos a través de procedimientos de intercambio electrónico de información. Esto es muy positivo por el ahorro en tiempo y dinero que supone pero no introduce cambios metodológicos.

¿Qué es la contabilidad?



"La Contabilidad es un sistema de información ya que captura, procesa, almacena y distribuye un tipo particular de dato, la información financiera, vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. Aunque en las empresas hay sistemas de información que son informales y no están informatizados _como las redes de circulación de rumores en una oficina_, el sistema informativo contable actual se basa en los ordenadores como pieza clave del mismo. La Contabilidad como sistema de información se ha adaptado a las necesidades informativas de sus usuarios, pero su desarrollo ha estado limitado por los recursos tecnológicos. Es decir, cuando el Contador Público se plantea una primera pregunta: en esta empresa y momento del tiempo _qué información demandan los usuarios_ Un rasgo que hace que el sistema de información contable sea peculiar es la existencia de usuarios internos _como el gerente_ y externos _como las autoridades tributarias_ que demandan información contable. Con la tecnología actual, _qué información puedo darles_ Hace varios años aunque los directivos de una empresa demandaran un balance mensual, era muy costoso obtenerlo con una contabilidad manual, hoy en día cualquier programa le permite hacer cierres virtuales de la contabilidad pulsando una tecla. Como vemos, es muy importante para el contador conocer el estado de la tecnología de la información en cada momento", explica Miguel Díaz Inchicaqui (Profesor asociado de la Facultad de Ciencias Contables).